구글 워크스페이스 앱을 하나의 팀처럼 묶어서 사용하는 비법

 

구글 워크스페이스의 진정한 위력은 개별 앱을 따로 쓸 때가 아니라, 여러 앱을 유기적으로 연결해 하나의 시스템으로 움직일 때 나타납니다. 단순히 파일을 저장하는 공간을 넘어 업무의 흐름을 하나로 묶어주는 스마트한 통합 활용법을 전해 드립니다.

1. 스마트 칩을 활용한 문서 내 정보 통합

구글 문서(Docs) 안에서 골뱅이 기호를 입력해 보세요. 이것을 스마트 칩 기능이라고 부르는데, 문서 작성 중에 다른 앱의 기능을 불러오는 마법의 열쇠입니다.

작성 중인 문서 안에서 특정 인물을 태그하면 그 사람의 이메일이나 연락처 정보가 바로 뜨고, 구글 캘린더의 일정 칩을 누르면 회의 일시와 장소, 참여자 명단이 문서에 즉시 삽입됩니다. 또한 구글 드라이브에 있는 다른 파일을 칩 형태로 넣으면 문서를 읽던 사람이 마우스만 올려도 해당 파일의 미리보기를 볼 수 있습니다. 여러 창을 오갈 필요 없이 구글 문서 하나를 대시보드처럼 활용해 모든 프로젝트 자산을 연결해 보세요.

2. 캘린더와 미트, 그리고 문서의 환상적인 삼각 편대

회의를 준비하고 기록하는 과정도 완벽하게 통합할 수 있습니다. 구글 캘린더에서 회의 일정을 잡을 때 회의 노트 만들기 버튼을 눌러보세요.

이렇게 하면 회의 시작 전 자동으로 구글 문서가 생성되며, 회의 일시와 참여자 목록이 미리 채워집니다. 회의 중에는 구글 미트 화면 오른쪽 하단에서 이 문서를 바로 열어 실시간으로 회의록을 작성할 수 있습니다. 회의가 끝나면 작성된 회의록은 자동으로 캘린더 일정에 첨부되어, 나중에 일정을 다시 찾아보는 것만으로도 당시 어떤 대화가 오갔는지 즉시 확인할 수 있습니다. 정보가 흩어지지 않고 일정 중심으로 모이는 구조입니다.

3. 설문지와 스프레드시트의 데이터 자동화

데이터를 수집하고 분석하는 과정은 구글 설문지(Forms)와 스프레드시트(Sheets)의 조합으로 자동화하세요. 설문지 설정에서 응답을 스프레드시트로 보내기 기능을 켜두면 설문이 제출될 때마다 실시간으로 시트에 데이터가 쌓입니다.

여기서 한 발 더 나아가 스프레드시트의 알림 규칙을 설정해 보세요. 새로운 응답이 들어올 때마다 여러분의 지메일로 알림이 오도록 만들 수 있습니다. 고객의 문의나 팀원의 피드백을 실시간으로 확인하고 대응할 수 있는 시스템이 구축되는 것입니다. 또한 수집된 데이터를 스프레드시트에서 차트로 만들고, 이 차트를 구글 프레젠테이션(Slides)에 링크로 붙여넣으면 데이터가 업데이트될 때마다 슬라이드의 그래프도 클릭 한 번으로 최신화할 수 있습니다.

4. 사이드바를 활용한 앱 간 퀵 스위칭

모든 워크스페이스 앱의 오른쪽을 보면 작고 긴 사이드바가 있습니다. 여기에는 캘린더, 구글 킵(Keep), 태스크(Tasks)가 숨어 있습니다.

메일을 읽다가 기억해야 할 내용이 있다면 사이드바의 킵으로 바로 끌어다 놓으세요. 그러면 메일 링크가 포함된 메모가 생성됩니다. 문서를 작성하다가 오늘 일정을 확인하고 싶을 때도 화면을 전환할 필요 없이 사이드바의 캘린더를 열면 됩니다. 이 사이드바는 앱들 사이를 연결하는 일종의 통로 역할을 하여, 현재 하고 있는 작업의 흐름(Context)을 깨지 않고도 보조 업무를 처리할 수 있게 돕습니다.

5. 드라이브 공유 드라이브를 통한 협업 일원화

개인 저장 공간인 내 드라이브 대신 팀 단위의 공유 드라이브를 적극 활용하세요. 개인이 파일을 소유하는 방식이 아니라 팀이 소유하는 방식이기에, 담당자가 바뀌거나 퇴사하더라도 파일의 링크가 깨지거나 권한 문제가 발생하지 않습니다. 모든 워크스페이스 앱에서 만든 결과물을 이 공유 드라이브라는 하나의 바구니에 담아 관리하면, 모든 팀원이 항상 최신 버전의 파일에 접근할 수 있는 단일 정보 소스(Single Source of Truth)가 완성됩니다.